Versie 1.10 van 30 augustus 2026 (versie 1.2 van 9 augustus 2026, initiële versie 1.0 van 12 mei 2026).
Deze versie brengt het Nederlandstalige beleid in overeenstemming met de Franstalige referentieversie 1.10 van 30 augustus 2026. De tussenliggende versies 1.3 tot en met 1.9 zijn in deze taal nooit gepubliceerd: het document bleef staan op versie 1.2, zeven versies achter, terwijl de Dienst intussen van architectuur en van verwerkers veranderde.
Twee stellingen uit versie 1.2 waren onjuist en worden uitdrukkelijk ingetrokken.
Wat deze versie verder toevoegt ten opzichte van versie 1.2:
De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de Gebruikers vormt voor Takion een fundamentele verbintenis. Dit Privacybeleid beschrijft hoe persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt, bewaard en beschermd in het kader van de dienst Gunbix, in toepassing van Verordening (EU) 2016/679 (hierna de "AVG") en van de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
De verwerkingsverantwoordelijke is:
TAKION SRL Besloten vennootschap naar Belgisch recht Rue Mansart 39/A, 7534 Doornik (België) Ondernemingsnummer: 1014.464.305 Vertegenwoordigd door Giannino Cuignet, bestuurder
Specifiek contact inzake gegevensbescherming: privacy@takion.be
Takion is niet wettelijk verplicht een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aan te wijzen in de zin van artikel 37 AVG, aangezien haar activiteit onder geen van de in die bepaling opgesomde gevallen valt. De verwerkingsverantwoordelijke vervult rechtstreeks de functie van contactpunt inzake gegevensbescherming en is bereikbaar op privacy@takion.be. Deze analyse wordt jaarlijks herzien, alsook bij elke substantiële wijziging van de verwerkingen. In voorkomend geval zal de aanwijzing van een DPO op deze pagina worden meegedeeld.
Voor één welbepaald deel van de Dienst is Takion niet de verwerkingsverantwoordelijke.
Wanneer u lid bent van een Club en die Club Gunbix gebruikt om de documenten op te volgen die zij van haar leden verlangt (lidgeld, medisch attest, uittreksel uit het strafregister of bewijs van goed zedelijk gedrag, federatievergunning, sportschutterslicentie), is de Club de verwerkingsverantwoordelijke. Zij beslist welke documenten zij verlangt, zij onderzoekt ze, zij trekt er de gevolgen uit. Takion is dan enkel verwerker in de zin van artikel 28 AVG: zij levert het instrument, zij slaat op, zij bedient en zij wist, op instructie van de Club.
Wat dat concreet voor u betekent:
Een verwerkersovereenkomst omkadert wat Takion met die gegevens voor rekening van de Club mag doen. Zij is raadpleegbaar op https://gunbix.com/nl/dpa.
Voor al het overige (uw account, uw profiel, uw wapens, uw schietbeurten, uw aanmeldgeschiedenis) blijft Takion verwerkingsverantwoordelijke, en tot haar moet u zich richten.
Twee situaties brengen uw gegevens in Gunbix zonder dat u om iets hebt gevraagd. In beide gevallen is de club de verwerkingsverantwoordelijke en is Takion enkel haar verwerker, zoals in artikel 1.1.
U hebt op een schietstand geschoten als bezoeker of als schutter voor één dag. De club heeft de wettelijke verplichting een register bij te houden van elke persoon die bij haar schiet: dat is artikel 3, 4°, van het koninklijk besluit van 13 juli 2000 betreffende de erkenning van schietstanden, en die tekst verplicht ertoe dat register tien jaar te bewaren. De club noteert er uw naam, uw voornaam, het type en het kaliber van het gebruikte wapen, uw exacte uren van aankomst en vertrek en het lid dat u vergezelde. Zij noteert er ook uw geboortedatum en uw nationaliteit, om uw meerderjarigheid na te gaan en de regel toe te passen die de beoefening zonder vergunning tot één bezoek per kalenderjaar beperkt; die twee gegevens worden na vierentwintig maanden automatisch gewist, waarbij de lijn in het register blijft staan. Niemand anders dan de verantwoordelijken van die club ziet ze, behoudens controle door de autoriteit die haar heeft erkend.
Uw adres, en waarom het maar aan sommigen wordt gevraagd. Het register zelf verlangt het niet: het koninklijk besluit van 16 oktober 2008 heeft die vermelding uit artikel 3, 4°, geschrapt. Het blijft daarentegen verplicht op de dagkaart, het document dat de club opmaakt voor wie schiet zonder sportschutterslicentie of vergunning tot voorhanden hebben: artikel 5, derde lid, 1°, van hetzelfde besluit wil dat zij "de naam en het adres van de occasionele schutter" draagt, en de club stuurt binnen zeven dagen een exemplaar naar de gouverneur van uw provincie. Uw adres wordt dus enkel gevraagd wanneer u onder dat stelsel schiet. Komt u met uw eigen licentie, dan wordt het niet gevraagd.
Uw club heeft haar ledenbestand uit een ouder programma overgenomen. Uw fiche - identiteit, contactgegevens, lidnummer, federatienummer, geschiedenis van uw bezoeken - is bij beslissing van uw club naar Gunbix overgebracht. Drie families van gegevens zijn vóór elke registratie automatisch geweerd en komen er nooit in: uw rijksregisternummer, elke vermelding van een uittreksel uit het strafregister en elke vermelding van een medisch attest. Uw foto wordt evenmin bewaard.
In beide gevallen:
De in het kader van de Dienst verwerkte categorieën van gegevens zijn de volgende.
De Dienst maakt, ontvangt noch bewaart enig wachtwoord. De authenticatie verloopt via een eenmalige code die naar het e-mailadres van de Gebruiker wordt gestuurd, tien minuten geldig, beperkt tot vijf pogingen en in constante tijd vergeleken. Na verificatie levert de Dienst een sessietoken af dat de applicatie bij elk verzoek meestuurt in de Authorization-header; dat token wordt nooit in een cookie geplaatst. Een sessie duurt hoogstens dertig dagen, haar vervaltijd is absoluut en wordt niet verlengd door gebruik, en zij kan vanaf elk van de toestellen van de Gebruiker worden herroepen met gevolg voor alle andere.
Waartoe de geboortedatum dient. Om de minimumleeftijd voor toegang tot de Dienst na te gaan, vastgesteld op zestien (16) jaar, en om de wettelijke beperkingen eigen aan minderjarigen toe te passen: onmogelijkheid een persoonlijke wapeninventaris aan te geven, bijkomende stukken vereist in het licentiedossier van een minderjarige kandidaat, afwezigheid van commerciële communicatie.
Wie hem ziet. De Gebruiker zelf. De Club ziet hem enkel in het kader van een licentiedossier, en uitsluitend indien de Gebruiker de tot dat dossier beperkte identiteitstoestemming heeft gegeven: een toestemming met versienummer, op elk ogenblik herroepbaar en beperkt tot de velden die zij opsomt. Het personeel van de Club kan de geboortedatum bevestigen wanneer het de identiteitskaart vaststelt die de Gebruiker toont; noch de kaart, noch het rijksregisternummer ervan komt in de Dienst.
Hoe lang. De geboortedatum volgt de bewaarregeling van de overige profielgegevens, aangegeven in artikel 8.
Takion verwerkt noch bewaart rechtstreeks de nummers van betaalkaarten. Die gegevens worden uitsluitend verwerkt door Stripe Payments Europe Limited, een PCI DSS niveau 1 gecertificeerde dienstverlener.
Toestand op 30 augustus 2026. Er is geen enkel Betalend Aanbod opengesteld: de facturatie staat uit in de Dienst, er wordt geen betaling geïnd en er wordt geen betalingsgegeven verwerkt. Het bovenstaande beschrijft de verwerking zoals zij zal gelden bij de opening van de betalende aanbiedingen, die het voorwerp zal uitmaken van voorafgaande informatie.
De Dienst bevat geen berichtendienst tussen Gebruikers. De berichtendienst die tot 30 juli 2026 bestond, is verwijderd samen met de infrastructuur die haar droeg; van die verwerking blijft geen enkel gegeven over, en er wordt geen enkele functie voor rechtstreekse uitwisseling tussen Gebruikers aangeboden.
De verwerking van deze gegevens is onderworpen aan de voorafgaande en herroepbare toestemming van de Gebruiker.
Achter de uitdrukking "opvolging van de e-mails" gaan twee zeer verschillende zaken schuil. Dit Beleid houdt ze gescheiden, omdat het recht ze gescheiden behandelt.
Wat wordt gemeten: de bezorging. Wanneer de Dienst u een e-mail stuurt, bewaart hij het feit dat die voor bezorging is afgegeven, de technische identificator die de verzenddienstverlener eraan toekent, en het lot dat de mailserver van uw provider eraan geeft: aanvaard, definitief geweigerd (onbestaand adres of gesloten mailbox), tijdelijk geweigerd, of gemeld als ongewenst. Die informatie wordt gerapporteerd door mailservers, naar aanleiding van de bezorging van het bericht. Zij zegt niet of u de e-mail hebt geopend, noch wanneer, noch vanaf welk toestel, noch waarop u hebt geklikt.
Zij dient tot drie dingen en tot niets anders: weten dat een vervalherinnering nooit is aangekomen, ophouden te schrijven naar een adres dat niet meer bestaat, en de verzendreputatie vrijwaren waarvan afhangt of uw inlogcodes in uw postvak belanden dan wel bij de ongewenste berichten.
Wat niet wordt gemeten: de lezing. De e-mails van de Dienst bevatten op vandaag geen enkele volgpixel, geen enkele afbeelding op afstand en geen enkele herschreven link om kliks te tellen. Takion weet niet of u haar berichten opent, wanneer, hoe vaak, of van waar.
Mocht dat veranderen. Een volgpixel is geen onschuldige statistiek: het is een bron die uw e-mailprogramma op een server ophaalt op het ogenblik dat u het bericht weergeeft, en die zo uw lezing signaleert. Als zodanig valt hij onder artikel 5, lid 3, van Richtlijn 2002/58/EG, de zogenoemde "ePrivacy"-richtlijn, in Belgisch recht omgezet bij artikel 10/2 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, net als een cookie. Hij vereist dus een voorafgaande, vrije, specifieke, geïnformeerde en herroepbare toestemming. Hetzelfde geldt voor een herschreven link om kliks te meten.
Drie regels zullen in deze volgorde gelden op de dag dat een dergelijke meting zou worden ingevoerd:
Het ontbreken van toestemming voor de leesmeting heeft geen enkel gevolg voor de Dienst: dezelfde e-mails worden verstuurd, met dezelfde inhoud.
| Doeleinde | Rechtsgrond | Betrokken categorieën gegevens |
|---|---|---|
| Aanmaak en beheer van de gebruikersaccount | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) | Identificatie, profiel, verbinding |
| Nagaan van de minimumleeftijd voor toegang tot de Dienst (16 jaar) en toepassing van de wettelijke beperkingen eigen aan minderjarigen | Uitvoering van de overeenkomst + wettelijke verplichting (art. 6.1.b en c, wet van 8 juni 2006) | Geboortedatum |
| Levering van de functies van de Dienst | Uitvoering van de overeenkomst | Profiel, sportbeoefening, communicatie |
| Beheer van de abonnementen en facturatie | Uitvoering van de overeenkomst + wettelijke verplichting (art. 6.1.b en c) | Account, betaling |
| Boekhoudkundige en fiscale bewaring | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c, Btw-wetboek, Wetboek van vennootschappen) | Facturatiegegevens |
| Beveiliging van de Dienst, voorkoming van fraude en misbruik | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) | Verbinding, technisch |
| Beantwoorden van ondersteuningsverzoeken | Uitvoering van de overeenkomst | Account, communicatie |
| Mededeling van informatie betreffende de Dienst | Uitvoering van de overeenkomst | E-mailadres |
| Meting van de bezorging van de door de Dienst verstuurde e-mails (afgifte, aanvaarding, weigering, melding als ongewenst) | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) voor de e-mails die aan een Gebruiker verschuldigd zijn uit hoofde van de Dienst; gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) voor het bericht gericht aan een adres zonder account, met als doel te vermijden dat naar een ongeldig adres wordt geschreven en de bezorgbaarheid van de inlogcodes te vrijwaren | E-mailadres, technische identificator van het bericht, bezorgingsgebeurtenis en tijdstempel |
| Meting van de lezing van de e-mails (opening, klik) - op vandaag niet ingevoerd, zie artikel 2.8 | Toestemming (art. 6.1.a AVG, en art. 5, lid 3, van Richtlijn 2002/58/EG, omgezet bij art. 10/2 van de wet van 30 juli 2018) | Zonder voorwerp op vandaag |
| Versturen van marketingcommunicatie (uitsluitend meerderjarige accounts) | Toestemming (art. 6.1.a) | E-mailadres, geboortedatum |
| Verbetering van de Dienst door telemetrie | Toestemming (art. 6.1.a) | Telemetrie |
| Moderatie van onwettige inhoud | Wettelijke verplichting (Verordening (EU) 2022/2065) + gerechtvaardigd belang | Gebruikersinhoud |
| Verweer in rechte en vaststelling van rechten | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) | Alle nuttige categorieën |
| Opvolging van de documenten die een Club van haar leden verlangt (Takion als verwerker, zie art. 1.1) | Uitvoering van de aansluitingsovereenkomst (art. 6.1.b) en wettelijke verplichting van de Club (art. 6.1.c); voor het medisch attest, uitdrukkelijke toestemming (art. 9.2.a) | Identificatie, documenten, gezondheid (art. 5.2) |
Het door Takion nagestreefde gerechtvaardigde belang (beveiliging van de Dienst, voorkoming van misbruik, verdediging van rechten) is het voorwerp geweest van een gedocumenteerde afweging tegen de rechten en vrijheden van de Gebruikers, die op verzoek aan privacy@takion.be kan worden meegedeeld.
De geboortedatum wordt bij de inschrijving gevraagd. Zij is verplicht, en zij maakt de volgende regel toepasbaar: tot nu toe, nu de leeftijd nergens werd verzameld, kon die regel niet worden uitgevoerd.
De Dienst staat open voor personen van zestien (16) jaar en ouder. Die drempel is een beslissing van Takion, beschermender dan het wettelijke minimum. In België is de leeftijd vanaf welke een minderjarige alleen kan toestemmen in de verwerking van zijn gegevens dertien (13) jaar: artikel 8 AVG stelt zestien jaar als standaard maar laat de lidstaten toe tot dertien te zakken, en de wet van 30 juli 2018 heeft van die mogelijkheid gebruikgemaakt. Takion houdt zestien jaar aan gelet op datgene waartoe de Dienst toegang geeft: een door de wapenwet omkaderde beoefening, een wapeninventaris, licentiedossiers.
Een account waarvan de aangegeven geboortedatum overeenstemt met een persoon jonger dan zestien (16) jaar kan niet worden aangemaakt. Bestaat een dergelijke account al, of wordt de datum nadien verbeterd, dan wordt de account geschorst en vervolgens verwijderd samen met de eraan verbonden gegevens, behoudens wettelijke bewaarplicht.
Indien de datum onjuist is. De Gebruiker van wie de geboortedatum verkeerd is ingevoerd, kan die betwisten en de verbetering ervan vragen aan privacy@takion.be, met de nuttige elementen. De schorsing wordt opgeheven zodra de verbetering vaststaat.
Als minderjarig aangegeven accounts (jonger dan achttien jaar). Er wordt hun geen enkele commerciële of promotionele communicatie gericht, wat de stand van de geregistreerde toestemming ook is; enkel de voor de werking van de Dienst noodzakelijke communicatie bereikt hen. Deze accounts kunnen evenmin een persoonlijke wapeninventaris aangeven, nu de wet van 8 juni 2006 de aanvraag tot vergunning uitgaande van een minderjarige onontvankelijk maakt (artikel 6 van de Algemene voorwaarden).
De kandidaat van veertien of vijftien jaar in een olympische discipline heeft geen Gunbix-account: zijn licentiedossier wordt geopend en gedragen door zijn Club, die er de verwerkingsverantwoordelijke van is onder de voorwaarden van artikel 1.1.
De wettelijke vertegenwoordigers van minderjarigen tussen zestien en achttien jaar kunnen de rechten van de betrokkene voor rekening van de minderjarige uitoefenen onder de voorwaarden van het Belgische recht.
De gegevens betreffende het voorhanden hebben van vuurwapens door de Gebruiker (inventaris, schietbeurten) vormen geen "bijzondere categorieën van gegevens" in de strikte zin van artikel 9 AVG. Gelet evenwel op hun contextuele gevoeligheid (onthulling van een wettelijk omkaderde activiteit, mogelijke blootstelling bij een lek), genieten zij versterkte beschermingsmaatregelen:
Het is nodig nauwkeurig te zijn over wat versleuteling in rust dekt en wat niet: zij beschermt de opslagdragers van de hostingpartij, niet de inhoud van de databank ten aanzien van de infrastructuur die haar uitvoert. Takion past geen bijkomende versleuteling op applicatieniveau toe op de inventaris: het serienummer wordt als zodanig in de databank opgeslagen.
Geen van deze elementen wordt met een derde gedeeld, behoudens in de volgende gevallen:
Een club kan van haar leden een medisch attest van geschiktheid verlangen. Een dergelijk document is een gezondheidsgegeven en valt dus onder artikel 9 AVG, dat die verwerking verbiedt behoudens uitzondering.
Wie dit gegeven verwerkt. De Club, als verwerkingsverantwoordelijke (zie artikel 1.1). Takion treedt op als verwerker.
Op welke grond. Artikel 9, lid 2, punt a), AVG: uw uitdrukkelijke toestemming. U kiest ervoor het attest in de applicatie te plaatsen, of het fysiek aan de balie van uw club voor te leggen. U kunt die toestemming op elk ogenblik intrekken, zonder dat dit afdoet aan wat voordien is gebeurd; uw club blijft dan vrij het stuk langs een andere weg te verlangen, zoals zij zonder Gunbix zou doen.
Wat wordt verzameld. Het document zelf (PDF, JPEG of PNG), zijn technische afdruk, zijn type en zijn grootte, alsook de datum van indiening.
Wat niet wordt bewaard, en dat is het wezenlijke. Zodra uw club haar beslissing heeft genomen, gunstig of ongunstig, wordt het document gewist. Enkel het administratieve bewijs blijft over: dat een stuk is gezien of ontvangen, door wie, wanneer, en tot welke datum het geldt. Er wordt geen enkele medische inhoud bewaard. In Gunbix bestaat trouwens geen enkel veld om een diagnose, een tegenaanwijzing of de naam van een arts in te vullen: die gegevens hebben nergens een plaats, en dat is gewild.
Wie het kan lezen zolang het bestaat. U, en uitsluitend de beheerders van uw club. Een clubvalidator, die nochtans dezelfde validatiewachtrij behandelt, kan geen medisch attest openen: de dienst weigert hem de toegang en biedt hem zelfs geen link aan. Geen enkele andere club, geen enkel ander lid.
Hoe lang. Het document bestaat enkel tussen de indiening en de beslissing. Beslist uw club nooit, dan wordt het document uiterlijk negentig (90) dagen na de indiening gewist. Het validatiebewijs wordt bewaard tijdens uw lidmaatschap van de club en vervolgens twaalf (12) maanden.
Een club kan uw betrouwbaarheid moeten nagaan aan de hand van een uittreksel uit het strafregister of een bewijs van goed zedelijk gedrag. Dat zijn gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen, geregeld door artikel 10 AVG, waarvan de regeling de strengste van de verordening is.
Gunbix heeft ervoor gekozen die documenten nooit te bezitten.
Het indienen van een uittreksel uit het strafregister wordt door de dienst zelf geweigerd. Dat is geen technische beperking en geen instelling: het is een bewuste weigering, in de code vastgelegd, die niemand kan uitschakelen, uw club niet en Takion niet. Een dergelijk document kan zich dus op geen enkel ogenblik op onze servers bevinden.
Wat er in de plaats bestaat. U legt het origineel voor aan uw club. Een bestuurder kijkt ernaar, geeft het u terug en vinkt in Gunbix aan "origineel gezien en ontvangen". Die vaststelling draagt drie gegevens: wie ze heeft gedaan, wanneer, en tot welke datum ze geldt. Zij zegt niet wat het uittreksel bevatte, noch of het enige vermelding droeg.
Waarom deze keuze. Een platform dat de uittreksels uit het strafregister van de leden van talrijke clubs zou samenbrengen, zou feitelijk een bestand van veroordelingen vormen. Artikel 10 behoudt dat soort register voor aan de overheid. In plaats van te proberen dat risico te omkaderen, hebben wij het weggenomen.
Hoe lang. De vaststelling volgt dezelfde termijn als de overige validatiebewijzen: tijdens uw lidmaatschap van de club en vervolgens twaalf (12) maanden. Er is geen document te wissen, want er is er nooit een geweest.
Bewaart uw club daarnaast papieren originelen in haar eigen archief, dan betreft dat Gunbix niet: die verwerking behoort volledig toe aan de club, die er verantwoording over moet afleggen.
De gegevens zijn, voor de behoeften van de Dienst, enkel toegankelijk voor:
Geen enkel gegeven wordt aan derden verkocht, verhuurd of geruild voor commerciële doeleinden.
De Dienst wordt gehost op de infrastructuur van Cloudflare (Workers, D1, R2). De opslag van de door de Gebruikers aangeleverde bestanden (R2-bucket) is aangemaakt in de jurisdictie Europese Unie.
Bepaalde technische verrichtingen (support, geaggregeerde telemetrie, contentdistributie via CDN) kunnen incidentele doorgiften meebrengen naar servers buiten de Europese Economische Ruimte, met name in de Verenigde Staten.
Die doorgiften zijn omkaderd door de volgende waarborgen:
Een kopie van deze waarborgen kan op verzoek worden verkregen via privacy@takion.be.
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Actieve account | Gedurende de gehele duur van de inschrijving op de Dienst |
| Afgesloten account (wissing) | Wissing bij ontvangst van het verzoek, uiterlijk binnen 30 dagen, behoudens wettelijke bewaarplicht (zie artikel 9) |
| Boekhoudkundige en fiscale gegevens | 7 jaar vanaf de afsluiting van het boekjaar (Btw-wetboek, art. 60 §4) |
| Ontvangstbevestiging van een door Stripe doorgegeven betalingsgebeurtenis | 8 jaar, afgestemd op de termijn van het boekhoudstuk dat zij vergezelt (7 jaar vanaf de afsluiting van het boekjaar, dat bijna een jaar na de gebeurtenis kan eindigen). De lijn draagt geen bedrag, geen klant en geen Gebruikersidentificator |
| Beveiligings- en verbindingslogboeken | Maximaal 12 maanden |
| Bezorgingsgebeurtenis van een e-mail (afgifte, aanvaarding, weigering, melding) | 12 maanden, zoals de overige verzendlogboeken |
| Adres uit de verzending gehaald na een definitieve weigering of een melding | Bewaard als afdruk zolang het adres aan een account is gekoppeld, om niet opnieuw te schrijven naar een mailbox die weigert |
| Uitschrijving voor een niet-essentiële e-mail | Nooit gewist, op geen enkele termijn, en dat is een maatregel in uw voordeel en geen vergetelheid: een verzet wissen omdat het "verouderd" zou zijn, zou erop neerkomen iemand die zich had verzet ambtshalve opnieuw in te schrijven, wat artikel XII.13 van het Wetboek van economisch recht verbiedt. Enkel de betrokkene trekt zijn uitschrijving in, vanuit de instellingen van zijn account of via de link op de bevestigingspagina |
| Aanwezigheid opgenomen in het register van een Club | 10 jaar, termijn opgelegd door het koninklijk besluit van 13 juli 2000, art. 3, 4°, dat elke particuliere schutter en elke schietmonitor beoogt. Losgekoppeld van de account bij de verwijdering ervan (zie artikel 9), waarbij de termijn blijft lopen vanaf de aanwezigheid zelf |
| Schietbeurt niet gevalideerd door een Club, actieve account | De hele levensduur van de account. Het is het schietboekje van de Gebruiker, dat geen enkele Club in haar register heeft opgenomen: klad, nooit ingediende beurt, beurt in afwachting van een beslissing of geweigerd. Zij wordt met de account gewist, en niet eerder |
| Schietbeurt gevalideerd door een Club, actieve account | Eveneens de hele levensduur van de account. Het koninklijk besluit van 13 juli 2000 verplicht de Club tien jaar te bewaren; het verplicht haar niet na die termijn te vernietigen. Tien jaar is een ondergrens voor de Club, nooit een bovengrens voor de schutter, en de validatie door een Club ontneemt de beurt niet aan wie ze heeft geschoten |
| Schietbeurt gevalideerd door een Club, na de verwijdering van de account | 10 jaar vanaf de datum van de beurt, en nooit vanaf de verwijdering van de account: de termijn vanaf de wissing laten lopen zou erop neerkomen dat de uitoefening van dat recht de bewaring verlengt. De beurt wordt van de account losgekoppeld en het bij de indiening vastgelegde pseudoniem blijft bestaan (zie artikel 9) |
| Verlopen aanmeldsessie | 30 dagen na haar verval; 90 dagen na haar herroeping, om een frauduleuze toegang te kunnen onderzoeken |
| Eenmalige inlogcode | Gewist zodra zij vervalt, zonder bewaartermijn |
| Teller voor de debietbeperking, die de Dienst tegen misbruik beschermt | Gewist bij het verstrijken van haar eigen telvenster, dus van één uur tot één dag naargelang de betrokken bovengrens |
| Oproep tot betaling van lidgeld en betaling geregistreerd door een Club | 7 jaar vanaf de afsluiting van het boekjaar, boekhoudstuk van de vereniging |
| Auditlogboek van een Club, beslissing betreffende een persoon | 5 jaar (uitsluiting, wijziging van rol of status, weigering van aansluiting, beslissing over een document). De verwijzingen naar de persoon worden op nul gezet zodra de account wordt verwijderd |
| Auditlogboek van een Club, spoor van dagelijkse werking | 12 maanden (aanmelden, afmelden, avondafsluiting, registratie van een gast, indiening van een beurt) |
| Uitnodiging om zich bij een Club aan te sluiten, als lid of als personeel | 365 dagen vanaf wat er een einde aan heeft gemaakt: de herroeping, de aanvaarding, of het verstrijken indien zij onbeantwoord bleef (bij gebreke van een vastgelegde vervaldatum, de laatste wijziging ervan). Het uitgenodigde e-mailadres verdwijnt dan, of de houder ervan al dan niet een Gunbix-account heeft, en vroeger indien hij zijn account verwijdert: de lijn blijft in dat geval zonder adres in het logboek van de Club staan, tot haar termijn (zie artikel 9) |
| Inschrijving in het standregister van een Club, als bezoeker of schutter voor één dag | 10 jaar, termijn opgelegd door het koninklijk besluit van 13 juli 2000, art. 3, 4° (zie artikel 1.2) |
| Geboortedatum en nationaliteit in het standregister | 24 maanden, daarna wissing van die twee velden, waarbij de lijn blijft staan |
| Adres vermeld op een dagkaart | 10 jaar, zoals de lijn van het register die zij vergezelt, en daarna samen daarmee gewist (zie artikel 1.2) |
| Ledenfiche overgenomen uit een ouder programma | Tijdens de aansluiting bij de Club, daarna 12 maanden, onder voorbehoud van de eraan verbonden aanwezigheden (zie artikel 1.2) |
| Bronlijn van een invoer van een ledenbestand | 90 dagen na de laatste invoer, daarna wissing |
| Auditlogboek van het platformbeheer | Bewaard, ook na de verwijdering van de account, als bewijs van de verrichting |
| Schietkaarten en scores van beurten | Zolang de Gebruiker de overeenkomstige beurt bewaart |
| Validatiebewijs van een door een Club gevraagd document | Tijdens de aansluiting bij de Club, daarna 12 maanden |
| Voor een Club ingediend document, gewone soorten | 90 dagen na de beslissing van de Club; 365 dagen indien de Club nooit beslist |
| Voor een Club ingediend medisch attest | Gewist zodra de Club beslist; uiterlijk 90 dagen na de indiening indien de Club nooit beslist |
| Uittreksel uit het strafregister | Geen enkele bewaring: de indiening wordt door de Dienst geweigerd (zie artikel 5.3) |
| Telemetriegegevens | Maximaal 13 maanden, daarna aggregatie |
| Gegevens nodig voor het verweer in rechte | De toepasselijke verjaringstermijn (in de regel 5 jaar) |
Na het verstrijken van de aangegeven termijnen worden de gegevens gewist, geanonimiseerd of op beperkte wijze gearchiveerd overeenkomstig de wettelijke vereisten.
Overeenkomstig de artikelen 15 tot en met 22 AVG beschikt de Gebruiker over de volgende rechten:
De Dienst past geen enkele geautomatiseerde besluitvorming toe met rechtsgevolg of met aanzienlijke gevolgen voor de Gebruiker.
De Gebruiker oefent zijn rechten uit:
Takion antwoordt binnen een maand na ontvangst van het verzoek. Die termijn kan met twee maanden worden verlengd in geval van complexiteit of van een groot aantal verzoeken, met voorafgaande kennisgeving aan de Gebruiker.
Herinnering aan artikel 1.1: voor de door een Club verlangde documenten is de Club de verwerkingsverantwoordelijke. Een verzoek betreffende die documenten richt zich eerst tot haar.
De verwijdering van de account wist het profiel, de wapeninventaris, de persoonlijke schietbeurten, de ingediende schietkaarten en foto's (met inbegrip van die van een door een Club gevalideerde beurt), de pogingen op de vragenlijsten, de aanmeldgeschiedenis, het persoonlijke activiteitenlogboek, de ondersteuningsverzoeken, de aansluitingen bij Clubs en de bij een Club ingediende documenten. Zij wist eveneens het e-mailadres dat voorkwam in de uitnodigingen die een Club naar dat adres heeft gestuurd: die welke onbeantwoord bleven of werden herroepen verdwijnen volledig, en die welke werd aanvaard blijft in het logboek van de Club staan zonder het adres, als gedateerd spoor van een aanwerving die heeft plaatsgevonden, zonder nog iemand aan te duiden. Een onomkeerbare afdruk van het e-mailadres wordt bewaard om te verhinderen dat dezelfde account opnieuw wordt aangemaakt; zij laat niet toe het adres terug te vinden.
Vier categorieën van informatie overleven bewust de verwijdering. Het is normaal daarvan op de hoogte te worden gebracht.
De in het register van een Club opgenomen aanwezigheden. Een aanwezigheid is een stuk van de Club vóór zij een gegeven van het lid is: de Club heeft het nodig om haar register bij te houden, haar attesten van frequentie af te leveren en de administratie te antwoorden. De aanwezigheidslijn blijft dus bestaan, maar losgekoppeld van de account: de link naar de Gebruiker wordt gewist. Rechtsgrond: wettelijke verplichting die op de Club rust (artikel 6.1.c AVG), nu het koninklijk besluit van 13 juli 2000 elke erkende schietstand verplicht dat register bij te houden en tien jaar te bewaren. Het attest dat het lid eruit kan afleiden, berust op de uitvoering van de aansluitingsovereenkomst (artikel 6.1.b).
De oproepen tot betaling van lidgeld en de door een Club geregistreerde betalingen. Dat zijn boekhoudstukken van de vereniging, zeven (7) jaar te bewaren vanaf de afsluiting van het boekjaar. De link naar de account wordt gewist, maar de benaming van het lid, vastgelegd op het ogenblik van de oproep, blijft: zonder haar zou de boekhouding van de Club onleesbaar worden. Gunbix stelt die lidgelden enkel vast en int nooit. Rechtsgrond: wettelijke verplichting (artikel 6.1.c AVG, artikel 60 §4 van het Btw-wetboek).
De door een Club gevalideerde schietbeurten. Een beurt die een Club heeft onderzocht en gevalideerd, is een stuk van haar register: zij voedt haar verslagen en haar attesten. Zij blijft bestaan, losgekoppeld van de account (de link naar de Gebruiker wordt gewist), met enkel de bij de indiening vastgelegde gegevens: het pseudoniem van de schutter, de benaming van het wapen, de naam van de Club, de benaming van de schietpost, de discipline, de datum van de beurt en de vergrendelde score. Noch de schietkaarten, noch de foto's, noch de lijst van de wapens van de beurt blijven bestaan. Een persoonlijke beurt, nooit ingediend, in afwachting van een beslissing of geweigerd, wordt daarentegen gewist: geen enkele Club heeft ze in haar register opgenomen. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang van de Club (artikel 6.1.f AVG).
De auditlogboeken. Het auditlogboek van een Club bewaart de door haar personeel genomen beslissingen; de verwijzingen naar de persoon worden op nul gezet, zodat de beslissing blijft bestaan zonder iemand te noemen. Het auditlogboek van het platformbeheer bewaart de handeling en haar voorwerp, met inbegrip van de verwijdering van de account zelf: het is er het enige bewijs van en kan er dus niet mee verdwijnen. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang, vaststelling en verdediging van rechten (artikel 6.1.f AVG).
Geen van deze gegevens omvat de wapeninventaris, die zonder uitzondering wordt gewist.
Een bijzonder geval: de door een Club ingevoerde bestanden. Wanneer een Club haar ledenbestand invoert vanuit haar vorige programma, zijn de ingevoerde lijnen niet aan een Gunbix-account gekoppeld: de verwijdering van een account raakt ze dus niet. Hun wissing behoort tot de Club, verwerkingsverantwoordelijke, en gebeurt op verzoek gericht aan privacy@takion.be, dat het handmatig behandelt.
De Gebruiker die van oordeel is dat de verwerking van zijn gegevens de AVG of de Belgische wet schendt, kan een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Telefoon: +32 (0)2 274 48 00 Website: gegevensbeschermingsautoriteit.be
De Gebruiker die in een andere lidstaat verblijft, kan zich eveneens wenden tot de bevoegde toezichthoudende autoriteit van zijn verblijfplaats, overeenkomstig artikel 77 AVG.
Takion voert technische en organisatorische maatregelen door die passend zijn gelet op de risico's. De onderstaande lijst beschrijft uitsluitend maatregelen die op de datum van deze versie werkelijk zijn ingevoerd.
Technische maatregelen
Organisatorische maatregelen
Bij een gegevensinbreuk die een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, meldt Takion het incident aan de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen tweeënzeventig (72) uur nadat zij er kennis van heeft gekregen, overeenkomstig artikel 33 AVG. De betrokken Gebruikers worden zonder onnodige vertraging geïnformeerd wanneer het incident een hoog risico inhoudt, onder de voorwaarden van artikel 34 AVG.
De verwerkte gegevens worden hoofdzakelijk rechtstreeks bij de Gebruiker verzameld bij zijn inschrijving, in zijn persoonlijke ruimte en tijdens het gebruik van de Dienst.
Bepaalde gegevens kunnen onrechtstreeks afkomstig zijn:
Voor elk onrechtstreeks verzameld gegeven is de door artikel 14 AVG vereiste informatie verschuldigd. Voor de gegevens van een Gebruiker wordt zij door deze pagina gedragen. Voor de twee gevallen van artikel 1.2, waarin de persoon geen account heeft en deze pagina niet uit eigen beweging zal lezen, komt zij toe aan de Club, die er de verwerkingsverantwoordelijke van is: Takion overhandigt haar de teksten om aan het aanmeldpunt uit te hangen en naar de ingevoerde leden te versturen (https://gunbix.com/nl/information-tiers).
Het gebruik van cookies en gelijkwaardige technologieën op gunbix.com wordt beschreven in het Cookiebeleid. De mobiele applicatie en de webapplicatie gebruiken geen cookies van derden voor reclamedoeleinden.
Pixels en afbeeldingen op afstand die in een e-mail worden geplaatst, vallen onder hetzelfde artikel 5, lid 3, van de ePrivacy-richtlijn als cookies, en dus onder dezelfde regeling van voorafgaande toestemming. De e-mails van de Dienst bevatten er geen enkele: zie artikel 2.8.
Takion kan dit Privacybeleid wijzigen om het aan te passen aan de evolutie van de Dienst, van het wettelijke kader of van de standaarden van de sector.
Substantiële wijzigingen worden ten minste dertig (30) dagen vóór hun inwerkingtreding ter kennis van de Gebruikers gebracht, door een melding in de applicatie en per e-mail aan het aan de account gekoppelde adres. De Gebruikers worden uitgenodigd kennis te nemen van de nieuwe bepalingen en, in voorkomend geval, hun toestemming te bevestigen voor de nieuwe verwerkingen die dat vereisen.
Elke taalversie van dit Beleid bindt de Gebruiker die het heeft aanvaard. Bij een verschil in interpretatie tussen de versies geldt de Franse versie als referentie, zonder dat daaruit voor de Gebruiker een verplichting kan voortvloeien die niet voorkomt in de versie die hij heeft aanvaard.
Voor elke vraag over dit Beleid of over de uitoefening van de rechten:
TAKION SRL Rue Mansart 39/A 7534 Doornik België